Wie kann die Nutzung des kostenlosen BuT-Mittagessens erhöht werden?

In den meisten Gesprächen mit der Verwaltung wurde Datenschutz als große Hürde beschrieben. Der Ersterhebungsgrundsatz, der in einer analogen Welt für Datenschutz und -validität gesorgt hat, ist im digitalen Zeitalter kaum mehr anwendbar oder führt zu ineffizienten und aus Nutzendensicht unverständlichen Prozessen. Obwohl in den letzten Jahren insb. grundsätzliche rechtliche Rahmenbedingungen verstärkt auf Datenaustausch und -nachnutzung abzielten (vgl. OZG, EGovG, RegModG), ist im Sozialdatenschutz der sog. Ersterhebungsgrundsatz (vgl. § 67a SGB X) eine zentrale rechtliche Vorgabe. Das Verhältnis dieser unterschiedlichen Maximen schien in den Interviews teilweise sehr unklar und ein Hemmnis dafür, Möglichkeiten für Datenaustauschverfahren zu eruieren. Zudem wurde erkennbar, dass spezifisch geregelte Datenabrufmöglichkeiten, wie etwa die Kinderzuschlag-Datenabrufverordnung (KiZDAV) oder zuletzt die Verordnung zum Abruf von Kindergeld-Daten durch Sozialleistungsträger (SozKiGAbV) noch nicht in der Breite technisch umgesetzt werden. Datenschutz wird häufig so verstanden, dass nach aktueller Rechtslage gar keine Daten ausgetauscht werden dürfen, weshalb keine neuen, sicheren Datenaustauschoptionen (z.B. über Schnittstellen) geschaffen werden. Weil das aber nicht praxistauglich ist, werden Daten häufig auf inoffiziellen Wegen ausgetauscht und gespeichert, z.B. per E-Mail oder in Excel-Listen. Diese Wege sind jedoch sowohl aus Datenschutz- als auch Datensicherheits-Perspektive meist sehr unsicher.

Hier sollten im engen Austausch zwischen Gesetzgebung und den Vollzugsakteuren neue Lösungen erarbeitet werden. Auf Basis eines umfassenden Verständnisses davon, welche Daten aus Sicht der Umsetzung notwendig und welche Datenquellen und Schnittstellen erforderlich und technisch umsetzbar sind, sollten einheitliche, digitaltaugliche Regelungen auf gesetzlicher Ebene geschaffen werden, die Datenschutz und -sicherheit garantieren.

Die besondere Bedeutung des Themas wird von einem aktuellen Gesetzesantrag unterstrichen, den die Bundesländer Hamburg, Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, Bremen und Nordrhein-Westfalen in den Bundesrat eingebracht haben: Dieser zielt u.a. darauf ab, den Ersterhebungsgrundsatz grundsätzlich abzuschaffen (siehe Drucksache 109/26 vom 25.2.2026).

Ein besserer Datenaustausch zwischen Familienkasse und den kommunalen BuT‑Verwaltungen bietet großes Potenzial: Brüche in der Nutzungsreise können reduziert werden, eine gezielte Ansprache der Anspruchsberechtigten wird ermöglicht und Aufwände durch das Nachfordern von Daten werden reduziert.

Indem neue Prozesse und Schnittstellen für den Datenaustausch eingerichtet werden, können diese datensparsam und sicher gestaltet werden. Eine Voraussetzung für den Datenaustausch ist ein gemeinsamer Datenstandard (z.B. XSozialBasis). Die primäre Herausforderung ist hier, dass die Kommunen sich den Anschluss an die Schnittstelle finanziell nicht leisten können und die Wartezeiten der Fachverfahrenshersteller für solche Weiterentwicklungen extrem lang sind.
Zu prüfen ist zudem, ob in Zukunft ein eindeutiger Identifikator genutzt werden kann (z.B. die Steuer-ID), um Personen zu identifizieren und Daten direkt aus Registern abzurufen. Auch Möglichkeiten des Datenaustauschs über das Nationale Once‑Only Technical System (NOOTS) sollten geprüft werden, z.B. mit Blick auf einen priorisierten Anschluss der Familienkasse oder die Abstimmung von Datenstandards.

Folgende Daten sind für die BuT‑Verwaltungen relevant und bereits im XSozialBasis-Standard definiert:

• Name und Adresse des Antragstellers
• Namen und Geburtsdaten der Kinder
• Art der vorrangigen Leistung und der Bewilligungszeitraum
• Möglich ist zudem das Übermitteln der Kita oder Schule und der Bankverbindung

Eine weitere Herausforderung für die Nutzung von Schnittstellen ist die Datenqualität. Die Antragsformulare müssen so gestaltet sein, dass Nutzer:innen ihre eigenen Angaben mit möglichst geringer Fehlerquote eintragen oder Daten aus anderen Quellen zugezogen werden können. Ein iteratives Vorgehen in der Entwicklung neuer Datenaustauschverfahren ermöglicht es, auf dem Weg zu lernen und die Vor- und Nachteile mit weniger Entwicklungsaufwand punktuell zu erfahren. Folgende Ausbaustufen sind denkbar:

1. Händisch, ohne Schnittstelle: Es gibt ein Web‑Interface mit Download-Funktion, auf dem sich Mitarbeiter:innen der BuT‑Verwaltung einloggen und Daten regelmäßig oder anlassbezogen als CSV‑Datei herunterladen können.
2. Ein BuT‑Antrag, der bei der Familienkasse gestellt wurde, wird an die BuT‑Verwaltung weitergeleitet, entweder als PDF‑Antrag oder via Schnittstelle (API) direkt ins Fachverfahren.
3. Die BuT‑Verwaltung übernimmt Daten aus dem KiZ‑Antrag in den kommunalen BuT‑Antrag.

In Gesprächen mit lokalen BuT‑Verwaltungen wurde wiederholt der Bedarf geäußert, KiZ-Bezieher:innen proaktiv auf BuT‑Leistungen ansprechen zu können. Dies kann zum Beispiel durch einen niederschwelligen Datenaustausch, unabhängig von der Antragstellung, ermöglicht werden. Die Familienkasse leitet dafür regelmäßig (z.B. monatlich) eine Liste der neuen KiZ-Empfänger:innen an die jeweils zuständigen BuT‑Verwaltungen weiter. Dafür wäre eine Einwilligung zur Datenweitergabe im KiZ‑Antrag notwendig.

Aktuell erhalten KiZ-Bezieher:innen mit dem Bewilligungsbescheid für den Kinderzuschlag eine Bescheinigung, die als Nachweis über den KiZ-Bezug bei der zuständigen BuT‑Verwaltung dient. Diese sollte so überarbeitet werden, dass sie für Eltern einfach verständlich und handlungsleitend ist. Zudem sollte sie alle Informationen enthalten, die die BuT‑Verwaltungen benötigen, um den Antrag zu bearbeiten, ohne weitere Informationen nachfordern zu müssen.

Unter anderem sollten folgende Aspekte verbessert werden:

• Die Bescheinigung für den BuT‑Antrag sollte sich visuell vom Rest des KiZ-Bescheids abgrenzen, sodass den Nutzer:innen klar ist, dass es sich dabei um ein separates Dokument handelt. Möglichkeiten dafür sind eine extra Faltung und / oder die grafische Aufbereitung.
• Eine Übersetzung in einfache und bürgernahe Sprache mit wenig Fachjargon erhöht die Verständlichkeit für eine breitere Nutzergruppe.
• Es sollten alle für die BuT‑Verwaltungen relevanten Informationen auf der Bescheinigung enthalten sein. Aktuell fehlt z.B. das Geburtsdatum des Kindes.
• Eine grafische Aufbereitung mit klarer, handlungsorientierter Informationshierarchie hilft, die Verständlichkeit zu erhöhen.
• Auffindbarkeit der lokalen BuT‑Verwaltung vereinfachen, z.B. mit einem QR-Code, der einen „Zuständigkeitsfinder“ über den Portalverbund verlinkt (siehe Empfehlung 2.2).
• Einen Verweis auf weitere Informationen zum BuT ergänzen: Hier sollte der Antragsprozess Schritt für Schritt erklärt werden, damit sich Antragsteller:innen im Prozess zurechtzufinden.

Das Finden der für BuT zuständigen Behörde ist eine Herausforderung. Die institutionelle Zuständigkeit ist je nach Kommune unterschiedlich und oft nicht selbsterklärend – häufig ist es das Sozialamt, oft die Stadtverwaltung, manchmal das Wohnungsamt oder das Jugendamt. Zudem unterscheiden sich die Zuständigkeiten je nach Rechtskreis der „Hauptleistung“. Eine personalisierte Anzeige der zuständigen Behörde an allen relevanten Stellen, z.B. im KiZ-Online-Antrag, wäre eine große Hilfe und eine Basis für Ende-zu-Ende digitalisierte Prozesse.

Die Sozialplattform bildet dies über XÖV Standards ab. Mit Hilfe des amtlichen Gemeindeschlüssels (AGS) bzw. Regionalschlüssels (ARS) – eine 8- bzw. 12-stellige Zahl zur eindeutigen Identifizierung von selbstständigen Gemeinden und gemeindefreien Gebieten in Deutschland – und dem Dienstverzeichnis der öffentlichen Verwaltung (DVDV) wird abgefragt, über welche digitalen Schnittstellen eine Gemeinde verfügt. Siehe Visualisierung vom Datenaustausch. Leider ist das Dienstverzeichnis nicht immer aktuell gepflegt, wodurch die Nutzung nicht lückenlos funktioniert. Auch über den Portalverbund soll entsprechend der Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) (vgl. § 1a OZG) eine interoperable Infrastruktur bereitgestellt werden, die über einen gemeinsamen Leistungskatalog (LeiKa) auch das Suchen und Finden zuständiger Stellen und Anträge erleichtert. Diese Elemente könnten stärker für eine bessere BuT-Umsetzung ertüchtigt und genutzt werden.

Laut der Bundesagentur für Arbeit wird der Kinderzuschlag bereits zu ungefähr 45% online beantragt. Um Medienbrüche mit Blick auf die sich anschließende Beantragung von BuT zu reduzieren, kann die digitale KiZ-Antragsstrecke um den BuT‑Antrag (optional) erweitert werden. Die für BuT relevanten Informationen würden dann mit Einwilligung der Nutzenden an die zuständige BuT‑Verwaltung weitergeleitet werden. Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

• Für die Nutzenden wird insbesondere dann der Aufwand reduziert, wenn ebenfalls direkt abgefragt wird, welche der BuT-Leistungen sie in Anspruch nehmen wollen. Das heißt, dass alle BuT‑Leistungen kurz erklärt und abgefragt werden sollten.
• Es muss Klarheit dahingehend hergestellt werden, dass der BuT-Antrag nicht von der Familienkasse bearbeitet wird, und dass Einzelleistungen auch später noch beantragt werden können und dafür die BuT‑Verwaltung zuständig ist. Die User Experience müsste hier besonders sorgfältig gestaltet und getestet werden, um Verwirrung zu reduzieren und Fallback- Lösungen anzubieten, damit die Familienkassen nicht mit BuT‑Anfragen überhäuft werden. Eine Lösung dafür wäre ein digitales BuT‑Dashboard (siehe Empfehlung 4.2.)
• Der BuT‑Antrag kann der lokalen Verwaltung zuerst niederschwellig als PDF in ein E‑Mail-Sammelpostfach zugestellt werden, und in einer späteren Ausbaustufe mit Hilfe einer Schnittstelle übertragen werden. Eine Voraussetzung dafür sind die eindeutige Zuordnung der zuständigen Stellen sowie eine übergreifende Nutzung (bestehender) Datenstandards.
• Entsprechend der aktuellen Rechtsgrundlage müssen Nutzer:innen für das Weiterleiten von Sozialdaten ihre Einwilligung geben. Hier kann auf bekannte User-Experience-Muster zurückgegriffen werden, um Einfachheit und Transparenz zu gewährleisten (z.B. Vergleich mit Newsletter-Anmeldung).

Die formalen Anforderungen an einen BuT‑Antrag im Rechtskreis KiZ sind überschaubar, weshalb sich auch sehr simple Formulare dafür eignen. Trotzdem bieten viele BuT‑Verwaltungen keine Online-Formulare für den BuT‑Antrag bzw. die Geltendmachung von BuT-Ansprüchen an. Dies liegt häufig an der eingeschränkten digitalen Infrastruktur in den lokalen Behörden, z.B. mit Blick auf Fachverfahren oder auf die fehlende technologische Basis wie etwa offene Schnittstellen (APIs).

Über die Sozialplattform wird ein BuT‑Antrag als Einer für Alle-Leistung (EfA) im Sinne des OZG zur Nachnutzung für die Kommunen bereitgestellt. Dieser Online-Antrag wird bisher jedoch nur wenig genutzt. Eine erste Evaluation der Antragsstrecke im Rahmen dieses Projekts hat eine Vielzahl an Herausforderungen in der Nutzung aufgezeigt.

Ein nutzbarer und anschlussfähiger Online-Antrag sollte folgende Funktionen mitbringen:

• Niedrige Login-Hürden: Die auch auf der Sozialplattform genutzte BundID stellt für viele Nutzende eine Hürde dar. BuT‑Leistungen können grundsätzlich auch formlos beantragt werden. Daher ist es nicht erforderlich, online höhere Anforderungen an den Identitätsnachweis zu stellen als bei anderen Antragskanälen. Zudem können möglicherweise Chancen für eine verbesserte online Identifikation durch die ab 2027 zur Verfügung stehende European Digital Identity-Wallet (kurz EUDI-Wallet) genutzt werden.
• Einfaches Speichern ermöglichen: z.B. über eine Download/Upload-Funktion (ohne Login) oder mit einem Account (z.B. falls der Antrag über eine zentrale Plattform gestellt wird). Dies ist bei der Sozialplattform möglich, aber nur über BundID.
• Erhalt bestätigen & Transparenz schaffen: Nutzer:innen wollen wissen, dass ihr Antrag angekommen ist und was als Nächstes passiert.
• Medienbrüche reduzieren: Wenn möglich, sollte der Antrag aus dem Formular direkt übermittelt werden können und nicht als PDF gespeichert oder ausgedruckt werden müssen.
• Bürgernahe Sprache: Auch hier gilt es, Fachjargon zu reduzieren.‍
• Erwartungskonforme Interaktionsmuster nutzen und konsistent anwenden: Wenn möglich, auf bekannte UX-Muster zurückgreifen, um die Nutzung selbsterklärend und einfach zu machen.

Durch die verschiedenen Antragsschritte und die zusätzliche Geltendmachung von BuT oft bei einer anderen Behörde sowie durch die Abhängigkeit von der „Hauptleistung“ entsteht für Eltern – insbesondere wenn sie mehrere Kinder haben – ein hoher und wiederkehrend zu leistender Aufwand. Dies wird durch den sechsmonatigen Bewilligungszeitraum im Kinderzuschlag zusätzlich verstärkt. Im Kontext des kostenlosen Mittagessens können dadurch insbesondere bei langen Bearbeitungszeiträumen Lücken entstehen, in denen Kinder ggf. nicht vom kostenlosen Mittagessen profitieren oder die Eltern die Kosten dafür vorstrecken müssen.

Eine Digitalisierung der Antragsstrecken und der Geltendmachung der Ansprüche (siehe 4.2. BuT‑Dashboard) kann helfen, diesen Aufwand zu reduzieren, indem Daten gespeichert und wiederverwendet werden können – insbesondere bei Wiederholungsanträgen.

Ein Datenaustausch zwischen Familienkassen und BuT‑Verwaltungen (siehe 3.2. Datenaustausch & 2.3 Kombi-Antrag) könnte zudem eine Automatisierung des Weiterbezugs von BuT‑Leistungen unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen.

Außerdem sollte geprüft werden, ob und inwiefern eine Flexibilisierung des BuT‑Bewilligungszeitraums hilfreich und rechtlich möglich wäre. Viele BuT‑Leistungen, wie z.B. das kostenlose Mittagessen, sind unmittelbar in den Schulalltag integriert. Dem könnte Rechnung getragen werden, indem die Leistung für das gesamte laufende oder kommende Schulhalbjahr bewilligt wird, auch wenn der KiZ-Bezug während des Schulhalbjahres ausläuft. Dadurch könnte eine unerwartete Unterbrechung des Mittagessens für die Kinder verhindert und Entlastungen für Eltern, Schulen und BuT‑Verwaltungen realisiert werden.

Für BuT‑Verwaltungen ist die Unterstützung bei den Abrechnungsprozessen die ausschlaggebende Funktionalität, weshalb BuT‑Systeme eingeführt werden. Folgende Funktionen sind dabei zentral:

• Ein fiktives Guthaben ist das zentrale Werkzeug des Systems und ermöglicht es, dass Leistungsanbieter (z.B. Caterer für das Mittagessen oder Nachhilfeanbieter für Lernförderung) unmittelbar abrechnen können können, solange für die betreffenden Bürger:innen das entsprechende Guthaben vorhanden ist.
• Eine aggregierte Abrechnung pro Zahlungszyklus (z.B. monatlich oder vierzehntägig).
• Hinweise und Aufforderung zur Prüfung bei Abweichungen (automatisierte Plausibilitätsprüfung).
• Export von Statistiken für Land, Bund und Anfragen.
• Rollenmanagement für Verwaltung, Leistungsanbieter und BuT‑Berechtigte: Die Leistungsanbieter können sich potenziell selbst registrieren, während die BuT‑Berechtigten von der Verwaltung angelegt werden.
• Rechtskreisübergreifende Identifikationsnummer innerhalb des BuT-Systems für BuT-Berechtigte

Diese Funktionen können entweder über eine Webanwendung genutzt oder über Schnittstellen in die Fachverfahren der Verwaltung integriert werden. Letzteres bringt zusätzliche Vorteile für die etablierten Prozesse mit sich, ist jedoch aufwendiger und teurer in der Entwicklung. Webanwendungen bringen eine hohe Flexibilität, Sicherheit und Entwicklungsgeschwindigkeit mit. Sie sind kompatibel mit allen Betriebssystemen und immer auf dem neuesten Stand, da sie nicht lokal installiert und gewartet werden müssen. Auch die Stadt Hamm, die schon seit der Einführung von BuT eine Bildungskarte nutzt, arbeitet zum Beispiel nach wie vor mit einer Webanwendung.

Darüber hinaus kann ein BuT‑System zusätzliche Vorteile für die Leistungsempfänger:innen ermöglichen. Häufig wird dies auch als BuT‑ oder Teilhabe-App verstanden. Über das fiktive Guthaben können Nutzer:innen in einem Dashboard ihre Leistungen einsehen und sie bei Bedarf beziehen. Ein solches Dashboard kann daher als eine Erweiterung des oben beschriebenen Abrechnungsmoduls verstanden und in einem zweiten Schritt eingeführt werden.

Im Kontext von Pass-Systemen ist häufig von Bildungskarten die Rede und einige Kommunen händigen den BuT‑Berechtigten physische Karten aus. Diese sind meistens nicht mehr als ein Träger für eine eindeutige Identifikationsnummer und haben keine zusätzlichen Funktionen. In der Recherche wurde deutlich, dass im Kontext von BuT die Nachteile einer physischen Karte sogar überwiegen. Ein wichtiger Punkt hier ist das Stigmatisierungsrisiko, das mit einer BuT‑spezifischen Karte einhergeht und die Kinder als Sozialleistungsbeziehende kennzeichnet. Zudem sind die meisten aktiven BuT‑Bezieher:innen Kinder im Kita- und Grundschulalter. Dies bringt praktische Herausforderungen im Umgang mit Wertsachen mit sich. Karten können verloren oder vergessen werden. Zudem sind die Karten meistens nicht mit Namen oder einem Bild versehen, was das Auseinanderhalten der Karten bei mehreren Kindern (z.B. innerhalb einer Familie, einer Kita-Gruppe oder in Schulklassen) stark erschwert.

Wenn die BuT‑Berechtigung mit einer existierenden Karte verknüpft werden kann, können diese Probleme reduziert werden. Dabei kann es sich um einen Schülerausweis, Stadt-Pass oder, wie im Koalitionsvertrag skizziert, eine Kinderkarte, die für alle kindergeldberechtigten Kinder ausgestellt wird, handeln. Auch hier ist eine sorgfältige Kosten-Nutzen Analyse zu empfehlen.

Auch eine konzeptionelle Überarbeitung des BuT‑Leistungspakets könnte hier in Erwägung gezogen werden. Da die BuT‑Leistungen unterschiedliche Leistungsarten umfassen (z.B. Mittagessen in der Schule, Unterstützung bei Sportvereinen (Teilhabeleistungen), finanzielle Unterstützung für Nachhilfe, pauschalierte Leistungen für Schulmaterialien, etc.), könnte eine Neusortierung bzw. -organisation sinnvoll sein. Dies würde auch eine Neuregelung des kostenlosen Mittagessens erlauben. Dabei könnten unterschiedliche Merkmale oder Kategorien bei einer Neustrukturierung der Leistungen angelegt werden:

• Unterscheidung nach Pauschalierung oder Spitzabrechnung: Der Schulbedarf ist schon heute pauschal und auch die Höhe des Teilhabebetrags wird unabhängig von den Kosten im Einzelfall ausgezahlt. Eine Pauschalierung ist jedoch für Leistungen, die unregelmäßig anfallen oder sich in den Kosten stark unterscheiden, nicht sinnvoll, weil dann nicht mehr gewährleistet ist, dass der individuelle Bedarf gedeckt werden kann.
• Unterscheidung nach Antragsnotwendigkeit: Für bestimmte Leistungen wie Nachhilfe ist ein Antrag notwendig.‍
• Unterscheidung nach Ort der Inanspruchnahme: Leistungen wie das Mittagessen oder Schulreisen und -ausflüge sind unmittelbar an die Schule oder die Tagesbetreuung gekoppelt, während andere Leistungen wie der Teilhabebetrag eher die Freizeit betreffen.